Samlede ejeromkostninger: Microsoft 365 vs. lokal Office over 5 år

Microsoft 365 koster 13 € pr. bruger pr. måned. Det lyder overskueligt. Men over fem år vil en organisation med 50 medarbejdere betale næsten 40.000 € i abonnementsomkostninger, alene for Office applikationerne. En brugt Office 2024 Standard licens fra Softtrader koster 140 € pr. bruger som en engangsbetaling. I denne artikel beregner vi Total Cost of Ownership, eller TCO, for syv organisationsstørrelser, fra 10 til 1.000 brugere, to Microsoft 365 pakker og to brugte alternativer. Beregningen er baseret på Microsoft 365 priserne fra juli 2026 efter den annoncerede prisstigning samt de aktuelle Softtrader priser på tidspunktet for skrivningen i april 2026. Der er endnu ikke anvendt mængderabatter på disse priser.

Hvad sammenligner vi?

En fair TCO sammenligning kræver en klar ramme. Vi sammenligner specifikt omkostningerne ved at bruge Office skrivebordsapplikationerne: Word, Excel, PowerPoint og Outlook. Det er den funktionalitet, som både Microsoft 365 og en evigvarende Office licens tilbyder.

Microsoft 365 indeholder også cloudtjenester, som en evigvarende licens ikke indeholder: Exchange Online til e mail, OneDrive til cloudlagring, Teams til videomøder og SharePoint Online til samarbejde. Vi medregner ikke disse tjenester i beregningen, men vi omtaler dem i afsnittet “Hvad tilbyder Microsoft 365, som lokal Office ikke tilbyder?”. Hvis jeres organisation aktivt bruger disse cloudtjenester og ikke kan eller ønsker at hoste dem selv, er det en relevant overvejelse ud over TCO beregningen.

Eurobeløbene for Microsoft 365 er vejledende og baseret på USD listepriserne for juli 2026 efter valutajusteringen i februar 2026. De endelige europriser kan variere afhængigt af region og kontraktform. Softtrader priserne er de aktuelle priser på tidspunktet for skrivningen i april 2026. Ved større volumener kan prisen pr. licens være betydeligt lavere.

Beregningen: TCO pr. bruger over 5 år

Nedenfor beregner vi de samlede omkostninger over 60 måneder, altså 5 år, pr. bruger baseret på Microsoft 365 priserne fra juli 2026.

Microsoft 365 Business Standard versus Office 2024 Standard

Microsoft 365 E3 versus Office 2024 Pro Plus

Hvad betyder det for jeres organisation? TCO pr. organisationsstørrelse

Besparelsen pr. bruger bliver først virkelig synlig, når den ganges med antallet af medarbejdere i jeres organisation. Nedenfor ses TCO over 5 år for syv almindelige organisationsstørrelser sammenlignet med Microsoft 365 Business Standard til 13 € pr. bruger pr. måned.

Og for organisationer, der i dag bruger Microsoft 365 E3, sammenlignet med Office 2024 Pro Plus til 150 € pr. bruger:

Store volumener? Prisen bliver endnu mere fordelagtig. Microsoft tilbyder mængderabatter på Microsoft 365 abonnementer, men også for brugte licenser falder prisen pr. bruger markant ved større antal. Disse prisforskelle er ikke medtaget i tabellerne ovenfor, fordi prisen pr. projekt afhænger af flere faktorer. Softtrader rådgiver regelmæssigt om projekter med 1.000, 5.000 og endda mere end 20.000 licenser. Anmod om et uforpligtende tilbud til jeres konkrete situation og modtag inden for 24 timer et skræddersyet tilbud inklusive mængderabat.

Break even analyse: hvornår bliver Microsoft 365 dyrere?

Break even punktet er det tidspunkt, hvor de samlede Microsoft 365 omkostninger overstiger engangsinvesteringen i en brugt licens. Fra det tidspunkt betaler I mere med Microsoft 365, end I ville have gjort med en engangslicens.

Konklusionen er klar: Med Microsoft 365 Business Standard er en brugt licens billigere efter mindre end ét år. Med Microsoft 365 E3 sker det allerede efter fire måneder. De resterende 49 til 56 måneder af femårsperioden betaler I med Microsoft 365 udelukkende for abonnementet, mens den brugte licens allerede er betalt.

Hvad tilbyder Microsoft 365, som lokal Office ikke tilbyder?

TCO beregningen sammenligner omkostningerne ved Office skrivebordsapplikationerne. Microsoft 365 indeholder dog mere end blot Office apps. En fair sammenligning kræver, at vi nævner, hvad I får med Microsoft 365, som en evigvarende licens ikke giver.

Microsoft 365 Business Standard indeholder Exchange Online, erhvervsmail med 50 GB lagerplads, OneDrive med 1 TB cloudlagring pr. bruger, Teams til chat og videomøder, SharePoint Online til intranet og samarbejde samt web og mobilversionerne af Office apps. Microsoft 365 E3 indeholder desuden Windows Enterprise licenser, avancerede complianceværktøjer og endpoint management via Intune. Læs mere om Microsoft 365 pakker og priser.

Hvis jeres organisation aktivt bruger disse cloudtjenester, for eksempel Teams som primært kommunikationsværktøj eller Exchange Online som mailplatform, så har de en værdi, som ikke er medtaget i TCO beregningen. Spørgsmålet er, om den værdi retfærdiggør meromkostningen på 640 € til 2.040 € pr. bruger over fem år.

I praksis bruger mange små og mellemstore virksomheder kun en begrænset del af Microsoft 365 funktionaliteten. Hvis I primært bruger Word, Excel, PowerPoint og Outlook, og jeres e mail håndteres via egen mailserver eller en separat mailløsning, så betaler I med Microsoft 365 for en stor pakke af tjenester, som I ikke bruger. I det tilfælde er en evigvarende Office licens det økonomisk mest fornuftige valg.

Hvornår er lokal Office det bedste valg?

Lokal Office er det mest fornuftige valg, hvis jeres organisation opfylder ét eller flere af følgende kriterier.

I ønsker fuld kontrol over følsomme data. Med stigningen i datalæk og cybersikkerhedshændelser stiller flere og flere organisationer spørgsmål ved, om forretningskritisk information bør placeres i skyen. Lokal Office holder alle jeres dokumenter og data i jeres egen IT infrastruktur og under jeres egen kontrol. Softtrader ser denne overvejelse oftere og oftere hos offentlige og halvoffentlige institutioner, sundhedsorganisationer, advokatfirmaer og finansielle tjenesteudbydere, som arbejder med personfølsomme eller fortrolige oplysninger. I disse sektorer er datasuverænitet ikke bare en præference, men ofte et lovkrav.

I bruger primært Office skrivebordsapplikationerne og har ikke behov for de cloudtjenester, som Microsoft 365 tilbyder, såsom Teams, Exchange Online og SharePoint.

I ønsker forudsigelige IT omkostninger uden løbende abonnementer og fremtidige prisstigninger.

I har jeres egen IT infrastruktur eller en IT partner, der håndterer den, og behøver ikke være afhængige af Microsofts cloudservere.

I alle disse tilfælde giver en brugt Office 2024 licens de samme Office apps som Microsoft 365, uden abonnement, uden strukturelle prisstigninger og med Microsoft support frem til oktober 2029. Læs mere om forskellen mellem CSP licenser og brugte licenser.

Og efter fem år?

En ofte hørt indvending er: “Men efter fem år skal I investere i en ny licens igen.” Det er korrekt. Office 2024 understøttes frem til oktober 2029. Efter den dato vil I sandsynligvis ønske at opgradere til efterfølgeren, forventeligt Office 2027 eller en senere version.

Selv hvis I efter fem år igen investerer 150 € i en brugt licens, vil jeres samlede investering over ti år kun være 300 € pr. bruger. Med Microsoft 365 Business Standard ville det være 1.560 € pr. bruger over samme periode, og med Microsoft 365 E3 hele 4.380 €. Besparelsen forbliver altså strukturel, også hvis I fornyer flere gange.

Ofte stillede spørgsmål

Er Microsoft 365 priserne i denne beregning endelige?

Beregningen er baseret på USD listepriserne for juli 2026 efter den annoncerede prisstigning, omregnet til euro efter valutajusteringen i februar 2026. De endelige europriser fastsættes af Microsoft pr. region og kan afvige. Omkostningsforholdet forbliver dog det samme.

Hvad hvis jeg allerede bruger Microsoft 365?

I kan opsige jeres Microsoft 365 abonnement når som helst efter udløbet af den aktuelle periode og skifte til en evigvarende licens. Office skrivebordsapps fungerer på samme måde. Vær opmærksom på, at I ved opsigelse af Microsoft 365 mister adgangen til Exchange Online, OneDrive og Teams. Sørg for at tage backup af jeres clouddata, før I opsiger abonnementet.

Er brugte licenser lovlige?

Ja. I UsedSoft dommen, sag C 128/11 fra 2012, fastslog EU Domstolen, at evigvarende softwarelicenser må videresælges inden for EU. Læs mere om det i Billige Microsoft licenser: pålidelige og lovlige?

Kan jeg også købe serversoftware som brugt?

Ja. Ud over Office findes også Windows Server, SQL Server, Exchange Server, RDS CALs og andre Microsoft serverprodukter som brugte volumenlicenser hos Softtrader. TCO fordelen gælder for alle disse produkter.

Hvad koster en brugt licens ved større volumener?

Priserne i denne artikel, 140 € for Standard og 150 € for Pro Plus, er de aktuelle priser på tidspunktet for skrivningen. Ved større volumener er prisen pr. licens ofte endnu lavere. Anmod om et uforpligtende tilbud, og få inden for 24 timer at vide, hvor meget I kan spare.

Har I et andet spørgsmål? Se vores fulde FAQ eller kontakt vores team.

Leder I efter Microsoft Office uden abonnement? Se hele udvalget af brugte Microsoft Office licenser hos Softtrader og spar op til 70 % sammenlignet med nyprisen. Modtag jeres skræddersyede tilbud inden for 24 timer, eller ring direkte til os på +31 24 202 21 03.